1987年2月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》首次将会议纪要正式列为行政机关主要公文文种，在之后历次修订的党、政机关公文处理条例或办法中，会议纪要都被作为主要公文文种。2012 年4 月发布的《党政机关公文处理工作条例》改“会议纪要”为“纪要”。“纪要”，从字面上理解，就是“记录要点的文字”。既然是记录要点，其必然具有纪实性、概括性、条理性等特点，必然在内容上要求层次明晰、条理清楚、重点突出、语言精练。纪要是一种使用频率很高的文种，因此近年来许多专家学者和公文实践者针对纪要文种的存留、纪要文种的功能、使用过程中存在的问题以及如何改进等进行了探讨。笔者试结合工作实际，就校长办公会纪要写作过程中的一些问题作一分析。
一、几项基础工作
1.会前要吃透议题。要写好校长办公会纪要，会前做功课至关重要，基本要求就是“吃透”议题。既要熟悉和理解议题本身的内容，还要有所延伸：对议题所涉及的相关法律法规、政策规定等作必要的研究；对会上可能出现的讨论焦点，甚至最后的决定等作必要的预测。做到心中有数，这将有利于做好会议记录和纪要草拟工作。
2.会中要全面记录。会议记录是纪要最原始、最基本的素材和凭据，所以做好会议记录是撰拟纪要最关键的环节和最重要的步骤，也是保证纪要质量的前提和基础。做会议记录时要集中精力，要把每个人的发言都详细记录下来，包括不同的观点和看法， 存在分歧的意见和问题，甚至偏离议题的发言，以保证全面、真实、客观，保证原汁原味、原原本本、实事求是。
3.会后要细致整理。会后要及时对会议记录进行梳理，运用综合、分析、归纳等方法使之条理化在此基础上进行去粗取精、去伪存真的加工，比如，对口语要进行书面化，对分散的观点要进行集中，对分歧意见要作筛选。
二、几个需要把握的关键
1.微观与宏观相结合，以微观为主。撰拟校长办公会纪要的出发点和落脚点是落实和推动工作， 所以纪要写得越具体越好。但是有些纪要所涉及的议题内容必须阐明其重要性、紧迫性等， 而有些纪要的制发是为了统一思想和行动，这些内容就要写得宏观些。具体来讲，就是“会议认为”“会议指出”等部分可以宏观些，主要是反映思想、理念和认识等，体现政策性、前瞻性和导向性；“会议决定”“会议要求”“会议强调”等部分力求具体，主要写明干什么、如何干、何时完成、达到什么目标等，体现操作性、时效性和目的性。
2.忠实与加工相结合，以忠实为主。忠实会议精神是对纪要的最低要求， 也是最高要求，但在撰拟纪要的过程中还必须有加工环节，主要工作是权衡 “纵”与“横”的因素，特别需要通盘考虑议题内容是否与国家法律法规和党的路线方针政策有出入，是否与学校已出台的规章制度相抵触，是否完整准确地反映会议精神，还要考虑纪要下发后会产生什么影响，落实效力如何等。
3.总结发言与分散发言相结合，以总结发言为主。撰拟纪要有一条非常关键的原则，就是要全面把握和准确采纳会议主持人针对每项议题所作的总结发言，因为它是会议精神的“灵魂”，是主持人在综合会议讨论情况的基础上结合自身的思考而形成的。当然，还要兼顾其他与会人员的发言，使纪要全面准确、客观真实。
4.内容与形式相结合，以内容为主。纪要在主送机关、发文机关署名、成文日期、印章等格式方面与其他公文文种有一定的区别。会议内容表述都是以第三人称出现，如“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议决定”“会议要求”“会议号召 ” 等，这些标志性用语要按照纪要的内容恰当使用。在关注纪要的结构等形式问题的同时，更要将心思放在纪要的内容上，特别是在一些细节方面要多加琢磨，对用词要细心推敲，比如，是“会议通过了”还是“原则通过”了，是“审议了”还是“审定了”，看似区别不大，实际意义相差甚远。
三、几个应当注意的问题
1.切忌篡改会议精神。对与会人员所阐述的观点进行提炼和概括，以及适当的增减和润色是必要的，也是不可或缺的。但是，纪要的生命和本质在于真实，在于纪实，这就决定了撰拟纪要切忌弄虚作假，离开会议凭空搞再创作，人为深化和拔高、填平和补齐，篡改原意，融入个人感情色彩。
2.切忌重点不突出。在纪要中，什么都想反映等于什么都没有反映，反而降低纪要的质量，不利于会议精神的落实。所以，一方面要紧紧围绕会议议题、会议主旨和会议成果来撰写，做到删繁就简、突出重点，客观、充分、准确地反映会议的概况、主要精神和议定事项，切忌流水账式地把会议内容全部写下来，主次不分。另一方面不能简单地为了简洁和突出重点而过度概括，使纪要过于笼统抽象、空洞乏力。
3.切忌层次不清。层次清楚、结构明晰是对所有文章的基本要求，但纪要对结构、层次的要求更高。要注意议题之间的层次关系，要分层次、按顺序地对每项议题所形成的会议成果进行阐述，注意逻辑性。
4.切忌语言含糊。撰拟纪要须注重简明扼要、直来直去、平铺直叙、通俗易懂，是什么就写什么，避免模棱两可、一语双关，切忌语言含糊、词不达意。
（来源：秘书）
